Yayınlanma tarihi: 29/12/2022
Dijitalleşme, pandemi ile birlikte tüm sektörlerde bir dönüşüm hareketi başlatmıştır. İnsan kaynakları da dahil olmak üzere organizasyonun tüm birimlerinde dijital uygulamalar ön plana çıkmıştır. İşe alım süreçlerinden çalışan eğitimine, kurum kültüründen özlük sistemlerine kadar tüm aşamaların dijital ortama aktarılması maliyet ve verimliliği pozitif anlamda etkiliyor. Dijital insan kaynakları, süreçleri kolaylaştırmak ve verimliliği artırmak için teknolojinin etkili kullanılmasını hedefliyor. Dijital İK stratejisi, şirket içinde ve bulut sistemlerde bulunan insan kaynakları uygulamalarının kullanılmasını içeriyor. Çalışanların dijitalleşme sürecinde iş birliği yapması şirketin başarısını büyük oranda etkilemekte.
Gelişime açık olan şirketler rakiplerine karşı üstünlük kazanmak, rekabet şansı elde edebilmek, çalışan memnuniyeti sağlamak için kolay kullanım avantajı sunan bulut tabanlı İK sistemlerini tercih ediyor. Her yerden erişim imkanı sunan ve iş birliğini mümkün hale getiren bu sistemler çalışanların izin dönemlerini, özlük ve iletişim bilgilerini, doğum günlerini güncel olarak saklıyor. Çalışan odaklılık anlayışını benimseyen kurumlar yapay zeka destekli uygulamaları kullanarak çalışanların istek ve ihtiyaçlarına hızlı çözüm sunan, isabetli öngörüler yaratan bir dijitalleşme seviyesine geçiş yapıyor.
Dijital dönüşüm, kurumların gelecek dönemde ayakta kalabilmesi için önemli. Yüksek çalışan sayısına sahip işletmeler insan kaynakları süreçlerini yönetirken zorluk yaşamamak için teknolojinin gelişiminden faydalanmalı. Günümüzde çalışanların ileri düzey eğitim seviyesi, beceri ve yetenek gelişimi, yüksek beklentileri ve tatmin edilmesi zor istekleri sebebiyle çalışan memnuniyeti güç hale gelmiştir. Nitelikli elemanları kurum bünyesinde tutmak, sessiz istifayı önlemek, kuruma bağlılığı artırmak için organizasyonun tüm aşamalarında dijital dönüşümün yaşanması gerekiyor. Bu dönüşümü başarılı şekilde gerçekleştirebilmek için adım adım ilerlemek önemli. Dijital bir yol haritasına sahip olan kurumlar yaptıkları yenilikler ile kurumun değişimini destekliyor.
Değişime dirençle karşılaşmamak için çalışanların bu yenilikleri desteklemesi gerekiyor. Teknoloji odaklı gelişimler çalışanların kişisel verilerinde ve çalışırken gözetlenme hissi yaşamasında olumsuz durumlara yol açabiliyor. Bu önyargıları önlemek için kurumlar şeffaflık politikası ile çalışanların ihtiyaç duyduğu güveni sağlayabilmeli. Çalışanlar işletmelere yeteri kadar güven duymadığında dijital sistemleri benimsemekte zorlanabilir. Direnç gösteren çalışanların ve ekiplerin analiz edilmesi, önyargının neden oluştuğunun tespit edilmesi ve gereken güvenin sağlanması kurumların dönüşüm sürecini başarılı şekilde tamamlaması için önemli. İK uzmanları çalışanların teknolojiyi doğru ve etkili kullanması için gereken güncel eğitimleri düzenleyerek ve uygulayarak çalışanların dönüşüm sürecini daha rahat geçirmesini sağlayabiliyorlar.
Dijital İşe Alım ve Oryantasyon
Dijital işe alım, dijital İK'nın bir diğer önemli yönüdür. Dijital platform ve araçların kullanımı işe alım sürecini kolaylaştırarak daha verimli ve uygun maliyetli hale getirebiliyor. Ayrıca İK profesyonellerinin iş ilanlarını ve özgeçmişleri kolayca yönetmesine olanak tanıyan başvuru takip sistemlerinin (ATS) yanı sıra daha geniş bir aday havuzuna ulaşmak için sosyal medya platformları ve iş panolarının kullanımı da mümkün.
Yapay zeka destekli uygulamalar sayesinde adayların kullandığı kelimeler, yüz ifadeleri ve konuşma kalıpları inceleniyor ve seçim süreci otomatik hale getiriliyor. İnsan kaynakları uzmanları işe alım için gereken ilan oluşturma, aday toplama, seçme, yerleştirme ve oryantasyon gibi süreçlerde büyük bir iş yükünden kurtuluyor. Pozisyonun gerektirdiği yetenek ve becerileri adayın karşılayıp karşılamadığını analiz eden yapay zeka, insan doğasından kaynaklanan önyargı gibi hataları en aza indiriyor.
İşe alım ve yerleştirme süreci tamamlanan adaylar çevrimiçi eğitimler ile oryantasyon aşamasını başarılı şekilde gerçekleştiriyor. Özellikle uzaktan çalışmanın yaygın hale geldiği günümüzde online eğitimler ve çevrimiçi öğrenme sistemleri etkili bir kullanım sunmakta. Rehber robotlar sunan dijital İK uygulamaları, yeni işe başlayan çalışanların karşılaştıkları sorunların kısa sürede çözülmesini sağlıyor. Rutin işlerin hızlı şekilde ve sistem üzerinden yapılmasını sağlayan dijitalleşme, insan kaynakları uzmanlarının çalışan performansına ve motivasyonuna daha çok odaklanmasına zaman yaratıyor.
İşe alım aşamasında kullanılan bulut tabanlı sistemler adayların farklı sosyal platformlarda oluşturduğu profillerin incelenmesini mümkün hale getiriyor. İş pozisyonunun yetkinlikleri ve gerektirdiği becerileri sayesinde analiz edilen adaylar, bulut tabanlı sistemlerle daha etkili bir seçim sürecinden geçiriliyor. Kurumların rekabet üstünlüğünü koruyabilmesi için doğru çalışanları bünyesinde tutması önemli. Doğru adayı belirlemek, özel bir teklif sunmak, gerekli motivasyonu sağlamak ve kurum bağlılığı oluşturmak işletmelerin başarısında hayati bir rol oynuyor.
Dijital Dönüşüm ile Çalışan Odaklılık
İnsan kaynaklarının dijitalleşmesinin en önemli noktası çalışan memnuniyetidir. İK uzmanları izin talepleri ve sosyal yardım yönetimi gibi süreçleri otomatik hale getirdiği takdirde çalışan motivasyonuna ve kurum bağlılığına daha fazla odaklanabiliyor. Üstelik dijital sistemler çalışanların gerek duyduğu evrak işlemlerini, kişisel bilgi değişikliklerini hızlı bir şekilde yapabilmesini sağlıyor. Uzun süren bürokratik işlemlerden kurtulan çalışanlar görevlerinde daha aktif rol alabilir hale geliyor. Rutin işlemlerin dijital ortamlarda yapılması hem enerji ve kaynak tasarrufu için de etkili rol oynuyor.
Çalışanların iş yükünü azaltan dijital uygulamalar performans yönetimi ve eğitim içerikleri için de faydalı. İK sistemleri dijital ortama aktarıldığında çalışanların rollerini daha başarılı gerçekleştirmek için ihtiyaç duydukları bilgi ve birikime kolay ulaşması mümkün hale geliyor. Çevrimiçi platformlarda sunulan interaktif eğitimler, çalışanların iş dışında zaman ve enerji kaybı yaşamadan gelişmesine fırsat sunuyor.
Dijital dönüşüm gerçekleştiren kurumlar çalışanların eğitimi konusunda dikkatli olmak zorunda. Değişime karşı gösterilen direnç ve çalışanların önyargılı yaklaşımı dijital dönüşümün önünde büyük bir engel. İK uzmanları çalışanların eğitim ve adaptasyon süreçlerini iyileştirerek dijital dönüşümü daha başarılı hale getirebilmeli. Dijital eğitim içerikleri düzenlemek, çevrimiçi bilgi kaynakları oluşturmak, oryantasyon için rehber robotlar yüklemek çalışanların teknolojiyi kullanırken kendisini yetkin ve güvende hissetmesine yardımcı oluyor.
Çalışan odaklı bir kurum performans yönetiminde dijital programları rahatlıkla kullanabiliyor. Çalışanların güçlü ve zayıf yönlerini tarafsız şekilde analiz eden dijital uygulamalar sayesinde performans yönetimi daha etkili şekilde yapılabiliyor. İK uzmanları çalışanların zayıf olduğu noktaları tespit ederek ve isabetli öngörüler elde ederek gerekli aksiyonları zamanında alıyor. Bu sayede hem kurumun başarısı hem çalışanın motivasyonu pozitif bir şekilde ilerliyor. Gerçek zamanlı koçluk sistemi kullanarak çalışanların ihtiyaç duyduğu desteği hızlı şekilde almasını sağlayabilmek için kurumların insan kaynakları birimini dijitalleştirmesi önemli.
Çalışanların izin yönetimi kurumların İK departmanını en fazla uğraştıran işlerin başında yer alıyor. Çalışanların tatil dönemlerini, hasta oldukları günleri, izin kullanmak istedikleri tarihleri düzenlemek İK çalışanlarının zaman ve enerji kaybı yaşamasına neden oluyor. Dijital dönüşüm sayesinde kurumdaki çalışanların izin talepleri, taleplerin onay durumları, izin bakiyeleri online platformlara taşınarak hem çalışanların hem İK uzmanlarının işlerini kolaylaştırabilmek mümkün. Üstelik sadece geçmiş ve şimdiki zaman verilerini değil gelecek dönem için öngörüler sunan yapay zeka destekli sistemler organizasyonun sorunsuz işlemesine olanak sunuyor. Bu tarz sistemlere sahip olan İK profesyonelleri çalışanların hangi dönemlerde daha çok rapor kullandığını hangi tarihlerde izin istediklerini tahmin ederek daha etkili bir vardiya sistemi oluşturabiliyorlar.
Dijital Dönüşüm için Bulut Tabanlı Sistemler
Çalışan odaklı kurumlar hibrit veya uzaktan çalışma seçenekleri ile günümüzün gelişmelerine ayak uyduruyor. Çalışan memnuniyetini öncelikli gören işletmeler, bulut tabanlı İK sistemlerini kullanarak zamandan ve mekandan bağımsız verilere erişebilme imkanı sunuyor. Bu sayede çalışanlar her ortamdan özlük bilgilerine girerek gerekli düzenlemeleri yapabiliyor.
Uzaktan çalışmanın getirdiği yalnızlık ve dışlanmışlık hissini engellemek için İK uzmanları çevrimiçi eğitimler, sohbet etkinlikler, eğlenceli formlar ve ekip toplantıları düzenleyerek çalışanların kuruma olan bağlılığını pekiştiriyor. Dağınık işgücüne sahip firmalar, hareketli bir çalışma ortamı olan kurumlar bulut tabanlı sistemler sayesinde tüm çalışanlarına tek bir noktadan ulaşabiliyor. Pahalı donanım ve BT altyapısı gerektirmeyen bulut tabanlı sistemleri tercih ederek kurumlar hem maliyetlerini azaltabilir hem çalışanlarının memnuniyetini yükseltebilir.
Teknoloji ile Dönüşüm Yaşayan İK’nın İşletme için Yararları
Değişimin hız kesmeden yaşandığı günümüzde kurumların rakipleri ile rekabet avantajını kaybetmemesi için çevik bir anlayış benimsemesi önemli. Çalışan odaklılığı ve benzersiz kurum kültürü için işletmelerin dijital dönüşümü vakit kaybetmeden tüm birimlerinde uygulaması gerekiyor.
Dijital dönüşüm özellikle İK departmanına uygulandığında işletme için sunduğu faydaları şu şekilde sıralayabiliriz;
- Çalışanlara daha etkili bir insan kaynağı hizmeti sunulur. Bu sayede çalışan devri azalır ve kurum bağlılığı yükselebilir.
- İnsan kaynaklarının iş yükü azaldığı için stratejik insan kaynakları kararlarına daha fazla zaman yaratılabilir.
- Motivasyon ve yetenek analizi yapay zeka destekli uygulamalar ile yapıldığında gerçek zamanlı koçluk devreye girebilir. Bu sayede çalışanlara ihtiyaç duydukları her an etkili bir destek sağlanır.
- Şirket içinde iletişim geliştiği için departmanlar arasında yaşanan gerilimler azalabilir. Kurumun başarılı olabilmesi için tüm birimlerinin iş birliği içinde hareket etmesi önemli.
- Maliyetler ve iş yoğunluğu azaldığı için yaratıcı kararlara daha fazla zaman ve imkan ayrılabilir. Bu sayede işletmeler rakiplerinden ayrışmak için ilgi çeken fikirler bulabilir.
Dijital dönüşümü etkili şekilde uygulamak ve yönetebilmek için kurumların bir yol haritasına ihtiyacı vardır. Dijital yol haritası, araçların ve süreçlerin benimsenmesi, uygulanması, değerlendirilmesi için gereken adımların bir planıdır. Hedefler, zaman çizelgeleri, kaynaklar ve ölçüm için gereken metrikler bu yol haritasında yer alarak işletmelere dönüşümün doğru yapılmasında rehber işlevi görüyor.
İnsan Kaynaklarında Dijital Dönüşümün Etkin Yönetilmesi
İnsan kaynakları alanında dijitalleşmeyi etkin bir şekilde yönetmek için net bir strateji uygulamak gerekiyor. İnsan kaynakları dijital stratejisi, teknolojinin gelişimiyle kurumun genel vizyonunun nasıl uyum içinde ilerlemesi gerektiğini anlatan bir plan görevi görüyor. Dijital İK stratejisi oluşturulurken çalışanlar üzerindeki etki, eğitim ve destek ihtiyacı ve potansiyel riskler göz önüne alındığında doğru bir sonuç verebiliyor.
İK'daki dijitalleşme sürecinin ilerlemesini sürekli olarak izlemek ve gözden geçirmek önemli. Dijital dönüşümü değerlendirirken süreçlerin sayısı, çalışanların dijital araçlardan memnuniyeti ve İK performansı üzerindeki etkisi gibi temel metriklerin izlenmesini gerekli.
Teknolojideki gelişmeleri şirket içindeki sistemlere entegre ederek ilerlemeyi izlemek, ortaya çıkan zorlukları ve fırsatları belirlemek, gerektiğinde ayarlamalar yapmak başarılı bir dönüşüm için önemli etkiye sahip.
Küçük ve orta ölçekli işletmeler çalışan sayısı az olduğu için dijital dönüşümü aksatmamalı ve mümkün olan en hızlı şekilde geçiş sürecini tamamlamalı. Çünkü yoğun rekabet ortamında kurumların rakiplerini geride bırakması için stratejik insan kaynakları yönetimine ihtiyacı var. Stratejik bir insan kaynakları yönetimi için gereksiz yoğunluk oluşturan işlemlerin otomasyona aktarılması, çalışan memnuniyeti için bulut sistemlerin kullanılması, performans ve yetenek yönetiminde gelecek öngörüler sunan yapay zeka destekli İK programlarının tercih edilmesi gerekiyor. Dijitalleşme sürecini etkili şekilde uygulayıp yönetebilmek için iyi hazırlanmış bir yol haritasına, çalışanların iş birliğine ve yenilikçi bir kurum kültürüne sahip olmak önemli.
Dönüşüm sürecinin hızlı yapılması çalışanların uyum sağlamasını ve veri güvenliğini olumsuz etkileyebiliyor. Bu nedenle İK süreçlerinde dijitalleşmeye geçen kurumlar öncelikle rutin ve iş yükü oluşturan işlemleri otomasyona aktarmayı tercih ediyor. Zaman, enerji ve maliyet avantajı sunan bu tercih sayesinde çalışanlar dijitalleşme anlayışını daha kolay benimseyebiliyor.
Çalışan odaklı bir dijital dönüşüm hem kurumun başarısını hem iş yaşamını olumlu yönde etkileyerek daha gelişmiş rekabet ortamı yaratıyor. Çalışanların direnci ile karşılaşmak istemeyen kurumlar öncelikle İK süreçlerinde yoğunluk oluşturan ve çalışanların iş yükünü artıran işlemleri yapay zeka ve bulut tabanlı sistemlere aktarmaya odaklanmalı. İK yazılımlarının ve dijital araçlarının pratik kullanımı sayesinde işlerini daha etkili şekilde yapabilen çalışanlar dönüşümün en büyük destekçileri haline geliyor.